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Webizdat

Internes Werkzeug - Asset-Workflow

Interne Anwendung für ein Hamburger Mittelstandsunternehmen - Mandanten-Vertraulichkeit, deshalb ohne Domain.

Sektor
B2B Internal Tool · Backoffice
Jahr
2024
Unsere Rolle
Konzeption, Anwendungsentwicklung, Datenmodell
Status
Mandant vertraulich
INTERNES WERKZEUG - ASSET-WORKFLOW - 2024
Ein internes Werkzeug, das mehrere Excel-Dateien, einen E-Mail-Verteiler und ein Stück Tafelkreide ersetzt hat. Domain und Mandant bleiben aus Vertraulichkeitsgründen ungenannt - Funktionsumfang können wir beschreiben.09 / 09

Worum es ging - und warum Standard nicht reichte.

Das Team verwaltete Assets, Statuswechsel und Zuständigkeiten über eine Kombination aus Excel, geteilten Postfächern und Whiteboards. Niemand wusste verlässlich, was wo war.

Eine Standardsoftware hätte 80 % gepasst - die 20 % spezifische Logik wären entweder unkonfigurierbar gewesen oder hätten den Standard-Workflow gesprengt.

architektur
vorher4 Excel-Dateien– assets.xlsx– status.xlsx– zuständigkeiten.xlsx– historie.xlsx1 Whiteboard– live-übersichtgeteilte postfächer– statuswechsel via mailmigrationcustom-werkzeugDatenmodellasset → status → ownerRollen-Sicht5 rollen, separate viewsWorkflow-Enginestatuswechsel automatischAudit-Logwer hat was wann geändertvertraulich · mandant nicht öffentlichnachherOperativ– single source– klare übergaben– keine excel mehr– urlaubsfestPflege– durch unser team– fixe wartungsrate

Wie wir gebaut haben.

Wir haben gefragt, welche Daten wirklich Daten sind und welche nur Gewohnheit. Die ersten Wochen waren Schreibtischarbeit - danach war klar, dass die Standard-Tools tatsächlich nicht passen.

Custom-App mit klar getrenntem Datenmodell, rollenbasierter Sicht, automatischen Statuswechseln und einer Übersicht, die zeigt, was die Excel-Datei nie zeigen konnte.

  • Next.js
  • Postgres
  • Auth (Custom)
  • Workflow-Engine

Was sich messbar geändert hat.

Die Excel-Dateien sind nicht mehr im Umlauf. Niemand vermisst sie.

Übergaben bei Krankheit oder Urlaub sind nicht mehr riskant.

Excel-Dateien ersetzt
4
Whiteboard ersetzt
1
Rollen abgebildet
5
Mandant
auf Anfrage