Was sich wiederholt, sollte nicht jeden Tag Zeit kosten.
Viele Abläufe funktionieren irgendwie. Sie laufen über Excel-Dateien, E-Mails und manuelle Zwischenschritte. Nicht möglichst viel Technik ist unser Ziel, sondern weniger Arbeit, weniger Fehler und mehr Klarheit.
- der Ablauf, wie er heute läuft
- Skript, Workflow, Schnittstelle oder App
- Nutzen gegen Aufwand
- weniger Handarbeit, weniger Fehler
Was wir automatisieren
Wir schauen uns an, wo im Alltag Zeit verloren geht, und entwickeln eine Lösung, die wirklich zu eurem Ablauf passt. Das kann ein Skript sein, eine Schnittstelle, ein automatisierter Workflow oder eine eigene Web-App.
- Daten zwischen Systemen übertragen
- wiederkehrende Prüfungen durchführen
- Dokumente und Nachrichten erstellen
- regelmässige Auswertungen vorbereiten
- Freigaben und Zuständigkeiten steuern
- gewachsene Excel-Prozesse ablösen
Das Problem ist nicht Excel.
Viele wichtige Prozesse beginnen mit einer einfachen Tabelle. Am Anfang ist sie übersichtlich und schnell angepasst. Dann kommen neue Spalten, Formeln und Sonderfälle hinzu.
Irgendwann gibt es mehrere Dateien, verschiedene Versionen und Makros, die niemand mehr richtig kennt. Informationen werden kopiert, per E-Mail verschickt und an mehreren Stellen gepflegt.
Excel ist dabei nicht der Fehler. Das Problem entsteht, wenn eine Tabelle unbemerkt zu einem wichtigen Unternehmenssystem wird - ohne zentrale Daten, klare Zuständigkeiten und nachvollziehbare Änderungen.
- Dieselben Daten werden regelmässig mehrfach eingetragen.
- Auswertungen werden jede Woche oder jeden Monat neu zusammengesucht.
- Mehrere Excel-Dateien müssen in einer bestimmten Reihenfolge gepflegt werden.
- Formeln und Makros versteht nur noch eine Person.
- Unterschiedliche Dateiversionen sorgen für Rückfragen und Fehler.
- Dokumente, E-Mails oder Statusmeldungen werden immer wieder von Hand erstellt.
Wir automatisieren nicht einfach den alten Ablauf.
Bevor wir etwas programmieren, schauen wir uns den Prozess genau an. Welche Schritte sind wirklich notwendig? Wo werden Daten doppelt eingetragen? Wer muss etwas freigeben? Was passiert, wenn eine Information fehlt oder sich ein Sonderfall ergibt?
Erst wenn diese Fragen geklärt sind, entscheiden wir, was automatisiert werden sollte. So entsteht keine komplizierte Software für einen komplizierten Ablauf, sondern eine Lösung, die Arbeit tatsächlich abnimmt.
Die passende Lösung
Nicht jeder Prozess braucht eine grosse Anwendung.
- Ein Skript reicht oft für klar begrenzte Aufgaben wie Datenimporte oder automatische Prüfungen.
- Ein Workflow verbindet mehrere Systeme und stösst Arbeitsschritte automatisch an.
- Eine Schnittstelle sorgt dafür, dass bestehende Anwendungen zuverlässig Daten austauschen.
- RPA hilft dort, wo ein System keine brauchbare Schnittstelle besitzt.
- Eine Web-App ist sinnvoll, wenn mehrere Personen Vorgänge bearbeiten, Daten zentral verwalten oder Freigaben erteilen müssen.
Wir entscheiden uns nicht für ein Werkzeug, weil es gerade im Trend liegt. Entscheidend ist, was zuverlässig funktioniert, später wartbar bleibt und sich für euch wirtschaftlich lohnt.
So gehen wir vor.
Den Ablauf verstehen
Wir klären, wodurch der Prozess ausgelöst wird, welche Informationen benötigt werden und welches Ergebnis am Ende entstehen soll. Dabei betrachten wir auch Rückfragen, Ausnahmen und Fehler.
Die kleinste sinnvolle Lösung finden
Manchmal genügt ein Skript. Manchmal braucht es eine Schnittstelle, einen Workflow oder eine eigene Web-App. Wir bauen nicht mehr, als der Prozess wirklich benötigt.
Sicher umsetzen
Wir entwickeln die Lösung mit realistischen Daten, testen die wichtigen Fälle und übernehmen vorhandene Informationen kontrolliert. Die Umstellung erfolgt Schritt für Schritt, damit der laufende Betrieb nicht unnötig gefährdet wird.
Excel muss nicht immer verschwinden
In vielen Tabellen steckt wertvolles Wissen. Formeln, Zuordnungen und Sonderfälle sind oft über Jahre entstanden. Bevor eine Datei ersetzt wird, muss deshalb verstanden werden, was sie eigentlich leistet.
Excel kann die richtige Lösung bleiben, wenn nur wenige Personen damit arbeiten, es hauptsächlich um flexible Berechnungen geht und keine kritischen Abläufe davon abhängen.
Eine neue Lösung wird interessant, wenn mehrere Personen mit denselben Daten arbeiten, Zugriffsrechte benötigt werden oder Fehler in Formeln und Dateiversionen echte Folgen haben.
Was mit den vorhandenen Daten passiert
Alte Excel-, CSV- oder Access-Dateien werden nicht einfach ungeprüft in ein neues System kopiert.
Wir prüfen zunächst die Struktur, Formate, Dubletten und Abhängigkeiten. Danach werden die relevanten Daten bereinigt und kontrolliert übernommen. Alte Dateien können archiviert werden, während die neue Lösung mit einem klaren Datenbestand startet.
So bleibt das wichtige Wissen erhalten, ohne alte Unklarheiten mitzunehmen.
Was am Ende besser ist
- weniger wiederkehrende Handarbeit
- weniger Fehler durch manuelle Übertragungen
- ein klarer Ablauf für alle Beteiligten
- zentrale Daten statt verteilter Dateiversionen
- automatische Prüfungen an wichtigen Stellen
- weniger Abhängigkeit von einzelnen Personen
- eine Lösung, die später mitwachsen kann
- verständliche Dokumentation statt verborgenem Spezialwissen
Was Entscheider zuerst fragen.
Wann lohnt sich eine Automatisierung?
Nicht nur dann, wenn viele Arbeitsstunden eingespart werden. Auch Fehler, Verzögerungen, wiederkehrende Rückfragen und die Abhängigkeit von einzelnen Mitarbeitenden spielen eine Rolle. Wir vergleichen den erwarteten Nutzen mit dem Aufwand für Entwicklung und Wartung, bevor eine grössere Lösung entsteht.
Muss jede Excel-Datei ersetzt werden?
Nein. Excel bleibt für Berechnungen, Analysen und flexible Einzelaufgaben sinnvoll. Eine Ablösung wird interessant, wenn mehrere Personen mit denselben Daten arbeiten, Abläufe regelmässig wiederkehren oder zentrale Daten und Zugriffsrechte benötigt werden.
Können Formeln und Makros übernommen werden?
Zunächst prüfen wir, welche Logik noch gebraucht wird. Sinnvolle Regeln können übertragen werden. Alte Umwege und unnötige Zwischenschritte sollten dagegen nicht einfach nachgebaut werden.
Können bestehende Systeme verbunden werden?
Ja, sofern geeignete Schnittstellen, Exporte oder andere technische Zugänge vorhanden sind. Vor der Umsetzung prüfen wir, welche Daten verfügbar sind und wie zuverlässig der Austausch funktioniert.
Was passiert, wenn sich der Prozess verändert?
Die Lösung wird so aufgebaut, dass neue Regeln, Felder oder Arbeitsschritte später gezielt ergänzt werden können. Eine Änderung sollte nicht jedes Mal einen vollständigen Neubau auslösen.
Welche Aufgabe soll euer Team nicht noch tausendmal erledigen?
Zeigt uns den Ablauf, die Excel-Datei oder die manuellen Zwischenschritte. Wir schauen gemeinsam, wo eine Automatisierung sinnvoll ist und ob sie sich für euch wirklich lohnt.
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