Entscheidungen mit aktuellen Zahlen. Nicht mit Excel von letzter Woche.
Wir führen Daten aus Shop, ERP und weiteren Systemen zusammen, definieren Kennzahlen eindeutig und entwickeln Dashboards, die zeigen, wo Handlungsbedarf besteht.
- Shop, ERP, Marketing, Dateien und APIs
- Passend zur jeweiligen Entscheidung
- Im Browser, mit Rollen und Berechtigungen
- Dashboard, Kennzahlenlogik und Dokumentation
Das Problem sind selten fehlende Daten.
Die Zahlen sind meistens vorhanden. Sie liegen nur an unterschiedlichen Stellen: im Shopsystem, im ERP, in Werbekonten, bei Zahlungsdienstleistern und in Excel-Dateien einzelner Abteilungen.
Für ein monatliches Reporting werden Exporte heruntergeladen, Spalten kopiert und Formeln aktualisiert. Bis der Bericht fertig ist, zeigt er bereits einen vergangenen Stand.
Noch schwieriger wird es, wenn dieselbe Kennzahl in mehreren Abteilungen unterschiedlich berechnet wird. Umsatz kann bezahlt, versendet, netto, brutto, vor Retouren oder nach Retouren bedeuten. Solange die Definition nicht geklärt ist, erzeugt auch das schönste Dashboard keine verlässliche Entscheidungsgrundlage.
Deshalb beginnen wir nicht mit Diagrammen. Wir beginnen mit der Frage, welche Entscheidung eine Kennzahl unterstützen soll und wie sie eindeutig berechnet wird.
- Das Monatsreporting besteht aus mehreren Exporten und manueller Kopierarbeit.
- Verschiedene Abteilungen melden für dieselbe Kennzahl unterschiedliche Werte.
- Probleme werden erst erkannt, wenn der Monat bereits abgeschlossen ist.
- Für jede neue Frage muss zunächst eine weitere Excel-Auswertung erstellt werden.
- Niemand kann zuverlässig erklären, aus welcher Quelle eine Zahl stammt.
- Es werden viele Werte erfasst, aber nur wenige davon führen zu einer konkreten Entscheidung.
Eine Kennzahl braucht zuerst eine eindeutige Definition.
Bevor Daten zusammengeführt werden, legen wir fest, was genau gemessen werden soll.
Welche Aufträge gehören zum Umsatz? Zu welchem Zeitpunkt wird eine Retoure berücksichtigt? Welcher Bestand ist tatsächlich verfügbar? Werden Versandkosten, Werbekosten und Rabatte in der Marge berücksichtigt?
Diese Fragen sind keine technischen Details. Sie entscheiden darüber, ob zwei Personen beim Blick auf dasselbe Dashboard auch tatsächlich über dieselbe Zahl sprechen.
Was wir je Kennzahl festhalten
Für jede wichtige Kennzahl dokumentieren wir:
- fachliche Bedeutung
- verwendete Datenquelle
- Berechnungslogik
- Aktualisierungszeitpunkt
- mögliche Filter und Zeiträume
- verantwortliche Stelle
- bekannte Einschränkungen
Dadurch entsteht eine gemeinsame Datengrundlage statt einer weiteren Auswertung mit eigener Wahrheit.
Unser Vorgehen in drei Schritten
Entscheidungen und Kennzahlen klären
Wir sprechen darüber, welche Fragen regelmäßig beantwortet werden müssen und welche Handlung aus einer Kennzahl folgt. Danach werden Definition, Zeitraum und Berechnungslogik eindeutig festgelegt.
Datenquellen verbinden und abgleichen
Wir prüfen, welche Informationen in den beteiligten Systemen verfügbar sind und welches System für eine bestimmte Information führend ist. Daten werden vereinheitlicht, geprüft und für die zentrale Berechnung vorbereitet.
Dashboard und Reporting aufbauen
Die wichtigsten Ansichten werden mit realistischen Daten entwickelt und gemeinsam mit den späteren Nutzern geprüft. Rollen, Filter, Aktualisierung und mögliche Benachrichtigungen werden entsprechend dem Arbeitsalltag eingerichtet.
Erst Datenqualität, dann Visualisierung.
Ein Dashboard kann nur so zuverlässig sein wie die Daten, die darin verarbeitet werden. Deshalb prüfen wir nicht nur, ob eine Schnittstelle erreichbar ist. Wir untersuchen auch:
- fehlende oder unvollständige Werte
- unterschiedliche Datums- und Zahlenformate
- doppelte Datensätze
- widersprüchliche Statuswerte
- nachträgliche Änderungen und Stornierungen
- nicht eindeutig zuordenbare Artikel oder Kunden
- Unterschiede zwischen Buchungs- und Ereigniszeitpunkt
Unklarheiten werden sichtbar dokumentiert. Eine Zahl wird nicht automatisch verlässlich, nur weil sie in einem Diagramm dargestellt wird.
Was wir entwickeln
Management-Dashboards
Die wichtigsten Kennzahlen für Geschäftsführung und Verantwortliche werden in einer kompakten Übersicht zusammengeführt. Abweichungen und Entwicklungen sind erkennbar, ohne sich durch einzelne Systeme arbeiten zu müssen.
Operative Dashboards
Teams sehen den aktuellen Zustand ihres Arbeitsbereichs: offene Vorgänge, Rückstände, Fehler, Bearbeitungszeiten oder Bestände, bei denen Handlungsbedarf besteht.
E-Commerce-Dashboards
Daten aus Shop, ERP, Marktplätzen, Marketing und weiteren Quellen werden verbunden, damit Umsatz, Marge, Bestände und operative Leistung gemeinsam bewertet werden können.
Automatisierte Reports
Regelmäßige Berichte werden automatisch erstellt und an die zuständigen Personen bereitgestellt. Manuelle Exporte und wiederkehrende Excel-Arbeit entfallen.
Warnungen und Abweichungen
Verantwortliche müssen ein Dashboard nicht dauerhaft beobachten. Bei kritischen Schwellenwerten oder ungewöhnlichen Entwicklungen können gezielte Benachrichtigungen ausgelöst werden.
Individuelle Auswertungswerkzeuge
Wenn Nutzer Daten selbst filtern, vergleichen oder nach bestimmten Kriterien untersuchen müssen, entwickeln wir eine passende Analyseoberfläche.
Beispiele für mögliche Dashboards
E-Commerce-Steuerung
Umsatz, Deckungsbeitrag, Bestellungen, Retouren, Warenkorb und Vertriebskanäle werden gemeinsam betrachtet. Verantwortliche erkennen, ob Wachstum auch wirtschaftlich sinnvoll ist.
Bestand und Beschaffung
Verkäufe, verfügbare Bestände, erwartete Lieferungen und Abverkaufsgeschwindigkeit werden verbunden. Kritische Artikel können früher erkannt und priorisiert werden.
Auftrags- und Prozessstatus
Offene Vorgänge, Bearbeitungszeiten, Fehler und Rückstände werden nach Team oder Prozessschritt dargestellt. Das Dashboard zeigt, an welcher Stelle Arbeit liegen bleibt.
Service und Kommunikation
Anfragevolumen, Reaktionszeiten, Kategorien und offene Fälle werden zusammengeführt. Wiederkehrende Probleme und ungewöhnliche Entwicklungen werden sichtbar.
Typische Fragen im E-Commerce
Ein gutes Dashboard zeigt nicht alles, was messbar ist. Es beantwortet die Fragen, die für den Betrieb und die wirtschaftliche Entwicklung entscheidend sind.
Umsatz und Ertrag
- Wie entwickeln sich Umsatz und Deckungsbeitrag?
- Welche Produkte erzeugen Umsatz, aber kaum Ertrag?
- Wie wirken Rabatte, Retouren und Versandkosten auf das Ergebnis?
- Welche Vertriebskanäle entwickeln sich profitabel?
Sortiment und Bestand
- Welche Artikel verkaufen sich schneller oder langsamer als erwartet?
- Wo drohen Fehlbestände?
- Welche Produkte binden Kapital, ohne ausreichend verkauft zu werden?
- Wie lange reicht der aktuelle Bestand voraussichtlich?
Marketing und Kunden
- Welche Kampagnen führen zu wirtschaftlich sinnvollen Bestellungen?
- Wie hoch sind Neukundenkosten und Wiederkaufrate?
- Welche Kundengruppen entwickeln sich besonders stark?
- Wo bricht der Kaufprozess auffällig häufig ab?
Auftragsabwicklung
- Wie viele Aufträge warten auf Bearbeitung?
- Wo entstehen Verzögerungen?
- Wie lange dauert es von der Bestellung bis zum Versand?
- Welche Fehler oder Ausnahmen treten regelmäßig auf?
Welche dieser Kennzahlen tatsächlich benötigt werden, hängt vom Geschäftsmodell ab. Nicht jede Organisation braucht dieselbe Standardauswahl.
Eigenes Dashboard oder vorhandenes BI-System?
Ein BI-System ist sinnvoll, wenn
- Analysten Daten selbstständig untersuchen sollen
- viele wechselnde Ad-hoc-Auswertungen benötigt werden
- Power BI, Tableau oder eine vergleichbare Plattform bereits etabliert ist
- bestehende Lizenzen und Fachwissen genutzt werden können
Ein individuelles Dashboard ist sinnvoll, wenn
- eine klar definierte Gruppe feste Kennzahlen benötigt
- die Oberfläche genau zum Arbeitsprozess passen soll
- externe Kunden oder Partner Zugriff erhalten sollen
- Kennzahlen mit Aufgaben, Freigaben oder Warnungen verbunden werden
- eine spezialisierte Anwendung statt eines allgemeinen Analysewerkzeugs benötigt wird
Wir prüfen vor der Entwicklung, ob eine bestehende BI-Lösung, ein eigenes Dashboard oder eine Kombination wirtschaftlich sinnvoller ist.
So aktuell wie nötig, nicht so schnell wie möglich.
Nicht jede Kennzahl muss in Echtzeit aktualisiert werden. Ein operatives Dashboard für offene Aufträge oder Bestände benötigt möglicherweise sehr aktuelle Daten. Für eine langfristige Sortiments- oder Margenanalyse kann eine tägliche Aktualisierung vollständig ausreichen.
Wir richten die Aktualität nach drei Faktoren aus: Wie schnell muss auf eine Veränderung reagiert werden? Wie häufig stellt das Quellsystem neue Daten bereit? Welcher technische Aufwand entsteht durch häufigere Aktualisierungen?
Dadurch wird keine unnötig komplexe Echtzeitarchitektur aufgebaut, wenn eine regelmäßige Aktualisierung denselben geschäftlichen Nutzen erfüllt.
Rechte statt offener Auswertungsdateien
Nicht jede Kennzahl ist für jede Person bestimmt. Deshalb können Dashboards nach Rollen, Bereichen oder Mandanten getrennt werden. Je nach Anforderung lässt sich festlegen:
- wer welche Ansichten öffnen darf
- welche Standorte oder Unternehmensbereiche sichtbar sind
- wer Daten exportieren darf
- welche Personen Kennzahlen konfigurieren können
- welche Informationen für externe Nutzer freigegeben werden
- welche Änderungen protokolliert werden
Damit wird die Auswertung nicht mehr als frei kopierbare Datei verteilt, sondern kontrolliert innerhalb der Anwendung bereitgestellt.
Was ihr am Ende bekommt
- eindeutig definierte Kennzahlen
- dokumentierte Datenquellen und Berechnungsregeln
- automatisierte Datenübernahme
- zentrale Berechnung statt paralleler Excel-Formeln
- rollenbasierte Dashboard-Ansichten
- Filter und Zeitvergleiche für relevante Fragen
- auf Wunsch Warnungen bei kritischen Abweichungen
- Dokumentation von Datenmodell, Schnittstellen und Betrieb
Genau diese Fragestellung haben wir schon gebaut.
Was Entscheider zuerst fragen.
Aus welchen Systemen können Daten zusammengeführt werden?
Grundsätzlich kommen Systeme infrage, die eine dokumentierte Schnittstelle oder einen verlässlichen Export bereitstellen. Dazu können Shop- und ERP-Systeme, Marketingplattformen, Dateien, Datenbanken und interne Anwendungen gehören. Vor der Umsetzung prüfen wir, welche Daten tatsächlich verfügbar sind und mit welcher Qualität sie geliefert werden.
Wie aktuell sind die Zahlen im Dashboard?
Das hängt vom Quellsystem und vom benötigten Aktualisierungsintervall ab. Manche Daten können nahezu unmittelbar übertragen werden, andere stehen nur stündlich, täglich oder nach einem Export zur Verfügung. Vor Projektbeginn wird festgelegt, welche Aktualität technisch möglich und geschäftlich sinnvoll ist.
Brauchen wir Power BI oder Tableau?
Nicht zwangsläufig. Wenn bereits ein BI-System verwendet wird und Mitarbeitende eigenständig Analysen erstellen, kann dessen weitere Nutzung sinnvoll sein. Für fest definierte Kennzahlen, eine individuelle Benutzeroberfläche oder die Verbindung mit operativen Aufgaben kann ein eigenes Dashboard besser passen.
Was passiert, wenn verschiedene Systeme unterschiedliche Werte liefern?
Zunächst wird festgelegt, welches System für welche Information führend ist. Unterschiede werden nicht verdeckt, sondern analysiert und durch klare Regeln behandelt. Wenn eine eindeutige Zuordnung nicht möglich ist, wird diese Einschränkung im Dashboard und in der Dokumentation sichtbar gemacht.
Was kostet ein Kennzahlen-Dashboard?
Der Aufwand hängt stärker von Anzahl, Qualität und Zugänglichkeit der Datenquellen ab als von der Anzahl der Diagramme. Ein Dashboard mit wenigen sauber angebundenen Quellen ist deutlich weniger aufwendig als eine Lösung, die Daten aus vielen uneinheitlichen Exporten aufbereiten muss. Nach einer Prüfung der Systeme bekommt ihr einen nachvollziehbaren Kostenrahmen.
Wie lange dauert die Entwicklung?
Eine erste Version mit klar definierten Kennzahlen und wenigen gut zugänglichen Quellen kann häufig innerhalb einiger Wochen entstehen. Zusätzliche Systeme, historische Datenbereinigung und komplexe Berechnungen verlängern den Aufwand.
Können Kennzahlen später ergänzt werden?
Ja. Datenmodell und Berechnungslogik werden so aufgebaut, dass weitere Kennzahlen und Ansichten gezielt ergänzt werden können. Voraussetzung ist, dass die dafür benötigten Daten verfügbar sind.
Können Berichte weiterhin als Excel oder PDF exportiert werden?
Wenn ein Export für bestimmte Empfänger oder Folgesysteme benötigt wird, kann er vorgesehen werden. Das Dashboard bleibt dabei die zentrale Grundlage, damit nicht erneut verschiedene Dateiversionen mit abweichenden Berechnungen entstehen.
Welche Entscheidung dauert zu lange, weil zuerst Zahlen gesammelt werden müssen?
Zeigt uns den aktuellen Bericht, die verwendeten Excel-Dateien und die beteiligten Systeme. Wir klären, welche Kennzahlen wirklich benötigt werden und wie daraus eine verlässliche Entscheidungsgrundlage entsteht.
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