Wir finden die Stellen, an denen eure Abläufe Zeit verlieren.
Wir untersuchen, wie die Arbeit heute tatsächlich erledigt wird, entfernen unnötige Schritte und schaffen klare Abläufe. Erst danach entscheiden wir, ob eine organisatorische Änderung reicht - oder ob Automatisierung und individuelle Software sinnvoll sind.
- euer tatsächlicher Arbeitsalltag
- Zeitverluste, Fehler, unnötige Übergaben
- Organisation, Automatisierung oder Software
- ein Prozess, der praktisch funktioniert
Prozesse werden nicht geplant kompliziert. Sie werden es mit der Zeit.
Ein neuer Sonderfall kommt hinzu. Eine weitere Tabelle wird angelegt. Informationen müssen plötzlich in zwei Systemen gepflegt werden. Und weil niemand den laufenden Betrieb unterbrechen will, entsteht für jedes neue Problem ein weiterer Zwischenschritt.
Irgendwann kostet die Abstimmung mehr Zeit als die eigentliche Aufgabe. Jeder entwickelt eigene Vorgehensweisen, Wissen bleibt bei einzelnen Personen, und Fehler fallen erst auf, wenn sie schon Folgen haben.
Wir schauen deshalb nicht nur auf das eingesetzte System, sondern auf den ganzen Ablauf: Wer macht was? Welche Informationen werden gebraucht? Wo entstehen Wartezeiten? Was wird doppelt erledigt? Und welche Schritte existieren nur noch, weil es schon immer so gemacht wurde?
- Eine Freigabe dauert länger als die eigentliche Arbeit.
- Daten werden per Copy-Paste zwischen Systemen übertragen.
- Mehrere Excel-Listen bilden zusammen einen einzigen Prozess ab.
- Der Ablauf funktioniert nur, solange bestimmte Mitarbeiter erreichbar sind.
- Jeder erledigt dieselbe Aufgabe auf eine etwas andere Weise.
- Fehler und Verzögerungen werden erst am Ende des Prozesses sichtbar.
Ein schlechter Ablauf wird durch Automatisierung nur zu einem schnelleren schlechten Ablauf.
Prozessoptimierung heisst für uns nicht, jeden Arbeitsschritt möglichst schnell durch Software zu ersetzen. Zuerst klären wir, welche Schritte überhaupt notwendig sind: Wir ordnen Zuständigkeiten, vereinfachen Übergaben und streichen Arbeit, die keinen erkennbaren Nutzen erzeugt.
Erst am Soll-Prozess entscheidet sich, welche Aufgaben Menschen behalten - und welche sich zuverlässig automatisieren lassen.
Unser Vorgehen - in drei Schritten.
Den tatsächlichen Ablauf verstehen
Wir sprechen mit den Leuten, die täglich mit dem Prozess arbeiten - nicht nur mit seiner offiziellen Beschreibung. Entscheidend ist, wie der Ablauf im Alltag wirklich funktioniert: einschliesslich Ausnahmen, Rückfragen und manueller Zwischenlösungen.
Verbesserungen bewerten und priorisieren
Nicht jede umständliche Aufgabe rechtfertigt eine technische Lösung. Wir vergleichen Zeitaufwand, Häufigkeit, Fehleranfälligkeit und Umsetzungsaufwand - so wird sichtbar, welche Veränderung den grössten praktischen und wirtschaftlichen Nutzen bringt.
Den neuen Prozess umsetzen
Wir definieren den zukünftigen Ablauf, klären Zuständigkeiten und begleiten die Einführung. Braucht der Prozess ein Skript, eine Schnittstelle, ein Dashboard oder eine eigene Anwendung, entwickeln wir die technische Lösung direkt mit.
Was ihr am Ende bekommt
Keinen Bericht, der nach dem Abschluss in einem Ordner verschwindet - sondern eine konkrete Grundlage, mit der der verbesserte Ablauf umgesetzt werden kann:
- eine verständliche Darstellung des bestehenden Prozesses
- eine Priorisierung der wichtigsten Schwachstellen
- einen klar beschriebenen zukünftigen Ablauf
- eine Bewertung von erwartbarem Nutzen und Aufwand
- konkrete Empfehlungen für Organisation und Technik
- auf Wunsch die direkte Entwicklung der benötigten Lösung
Das Ergebnis kann ein vereinfachter Ablauf ohne neue Software sein - oder eine Automatisierung, ein Dashboard, eine Schnittstelle, eine eigene Web-App. Entscheidend ist nicht, möglichst viel zu entwickeln, sondern das eigentliche Problem zu lösen.
Typische Abläufe, die wir optimieren
Freigaben & interne Übergaben
Klare Zuständigkeiten, nachvollziehbare Entscheidungen, weniger Wartezeit zwischen den Arbeitsschritten.
Auftrags- & Bestellprozesse
Weniger manuelle Übertragungen zwischen Shop, ERP, Marktplätzen, Versand und Buchhaltung.
Produkt- & Stammdatenpflege
Informationen werden nicht mehrfach gepflegt, sondern strukturiert erfasst und kontrolliert weitergegeben.
Excel-basierte Prozesse
Gewachsene Tabellen, Makros und manuelle Auswertungen werden vereinfacht oder durch eine stabilere Lösung ersetzt.
Reporting & Kennzahlen
Daten aus verschiedenen Quellen werden zusammengeführt und als verständliches Dashboard verfügbar gemacht.
Wiederkehrende Verwaltungsaufgaben
Dokumente, Prüfungen, Benachrichtigungen und Routineentscheidungen werden klar geregelt oder automatisiert.
Aus optimierten Abläufen werden funktionierende Werkzeuge.
Was Entscheider zuerst fragen.
Wann lohnt sich Prozessoptimierung wirtschaftlich?
Wenn ein Ablauf regelmässig Zeit bindet, Fehler verursacht oder von einzelnen Personen abhängt, lohnt sich der Blick. Ob sich eine technische Umsetzung rechnet, bewerten wir anhand von Häufigkeit, Zeitaufwand, Fehlerkosten und Entwicklungsaufwand - nicht jede Verbesserung braucht ein grosses Projekt.
Braucht am Ende jeder optimierte Prozess eine Software?
Nein. Manchmal reichen eine andere Reihenfolge, eine eindeutige Zuständigkeit oder das Streichen eines unnötigen Schritts. Software entwickeln wir nur dort, wo sie den Ablauf nachweisbar verbessert.
Was ist der Unterschied zwischen Prozessoptimierung und Prozessautomatisierung?
Die Optimierung klärt, was verändert werden sollte. Die Automatisierung setzt anschliessend geeignete Arbeitsschritte technisch um. Ein optimierter Prozess kann ohne Automatisierung funktionieren - oder die Grundlage für ein Automatisierungsprojekt bilden.
Müssen wir vorhandene Systeme ersetzen?
Meist nicht. Häufig ist es sinnvoller, bestehende Systeme über Schnittstellen, Skripte oder kleine Anwendungen zu verbinden und gezielt zu ergänzen.
Was unterscheidet euch von einer klassischen Unternehmensberatung?
Wir können nach der Analyse auch die technische Umsetzung übernehmen. Wenn der neue Prozess ein Dashboard, eine Schnittstelle, ein Skript oder eine Web-App braucht, muss das Konzept nicht an einen weiteren Dienstleister übergeben werden.
Wie beginnt ein Projekt?
Im ersten Gespräch schauen wir auf den betroffenen Ablauf, das aktuelle Problem und die beteiligten Systeme. Danach können wir einschätzen, welche Informationen gebraucht werden - und ob eine Zusammenarbeit sinnvoll ist.
Welcher Ablauf kostet euer Team jeden Tag unnötig Zeit?
Zeigt uns, wie der Prozess heute funktioniert. Gemeinsam klären wir, wo die eigentliche Ursache liegt und welcher nächste Schritt sinnvoll ist - organisatorisch oder technisch.
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